Back to University of Twente portal
2005, Interview. Samenwerken bij de overheid. Inkoop & Logistiek 7/8
Samenwerken bij de overheid
Samenwerken in inkoop bij de overheid was het thema van een middagcongres van NEVI Kring IJsselvallei in mei. Het congres vond plaats in het stadhuis van Deventer.
Fredo Schotanus buigt zich als promovendus aan de Universiteit Twente over inkoopsamenwerking. Prof. dr. Jan Telgen, gespreksleider en spreker, ontleende voor zijn lezing materiaal aan het werk van Schotanus. Inkoopsamenwerking gaat over meer dan samen inkopen. Het betreft het delen van informatie, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties. Het grootste voordeel valt te behalen in de eerste fasen van inkoop, bij het specificeren en selecteren. Vooral kleinere gemeenten werken samen. Dat heeft te maken met de geringere inkoopkennis daar. Het succes in samen ingekochte routineproducten is groot. Telgen: “Probeer niet te snel alles overhoop te gooien.” “
We delen niet genoeg informatie, binnen en buiten de organisatie”, aldus John Verheijden, voorzitter van de NVILG en hoofd inkoop van het Sint Franciscus Gasthuis in Rotterdam. Zijn werkgever maakt deel uit van de Inkoopcombinatie Rijnmond, waarbij 11 ziekenhuizen uit de regio zijn aangesloten. De omzet van ICR die is ondergebracht in contracten, bedraagt € 70 miljoen, op een totaal beïnvloedbaar inkoopvolume van 225 miljoen. Er zijn 22 pakketbeheerders voor even zovele pakketten. De doelstelling is die 70 miljoen te verhogen tot een bedrag van 100 miljoen.
Jan van Noord is directeur van International Tender Services, een adviesbureau gespecialiseerd in aanbesteden. De content voor aanbesteden komt voor 80 tot 90 procent uit de eigen organisatie. Vandaar dat alle partners informatie moeten verstrekken. De achterban moet gekend worden. Je moet zorgen voor overeenstemming en commitment inzake het programma van eisen en de selectie- en gunningscriteria, aldus Van Noord.
Johan Meiling is inkoper bij de gemeente Deventer. Hij vertelde over de inkoopsamenwerking van de Stedendriehoek, bestaande uit Apeldoorn, Deventer, Zutphen en nog zes in dit gebied gelegen gemeenten. Gezamenlijk hebben zij een inkoopvolume van € 295 miljoen en beschikken ze over 9 inkopers. Hoofddoel van de samenwerking is professionalisering van de inkoop in de Stedendriehoek. Subdoel is verlagen van de inkoopkosten. Het organisatiemodel is als volgt. Er zijn projectteams, bestaande uit inkopers, materiedeskundigen, juristen, etc. De samenstelling varieert per project. De projectleider rapporteert aan het inkoopplatform, bestaande uit één vertegenwoordiger per gemeente. De voorzitter van dit platform rapporteert aan de stuurgroep, bestaande uit gemeentesecretarissen en/of directeuren van de participerende gemeenten. De voorzitter van de stuurgroep rapporteert vervolgens aan het gemeentesecretarissenoverleg, dat een keer per jaar wordt gehouden. De voorzitter van het inkoopplatform is een onafhankelijke persoon van buiten de Stedendriehoek. De kosten van deze voorzitter worden hoofdelijk overgeslagen over de deelnemers.
Er wordt zowel strategisch, tactisch als operationeel samengewerkt. Zo is al twee keer energie aanbesteed (door een e-auction) en werden kantoorartikelen, wvg-middelen en trapliften aanbesteed. De individuele colleges van B&W blijven overigens de contracten tekenen. De resultaten door samenwerking verbeterden van circa 5% individueel tot boven de 30% gezamenlijk.